In een KB dat eind september 2020 gepubliceerd werd, staat vermeld dat van iedere informatieplichtigde wordt verwacht dat er aanvullende bewijsstukken worden bezorgd als staving voor de correctheid van de opgenomen uiteindelijke begunstigden in het UBO-register.
Het UBO-register is een centraal register dat met de antiwitwaswetgeving van september 2017 werd ingevoerd. Het UBO-register omvat de gegevens van de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen, VZW’s en stichtingen en trusts, fiducieën en daarmee vergelijkbare constructies. De verplichting tot invulling van het UBO-register, welke in werking is getreden vanaf 31/10/2018, stelt dat bij elke wijziging van informatie met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden binnen de maand van wijziging moet worden geregistreerd. Bovendien moet er jaarlijks bevestigd worden dat de gegevens nog actueel zijn.
Jaarlijkse bevestiging
Indien er geen wijzigingen zijn bij de uiteindelijke begunstigden, is er jaarlijks nog steeds de verplichting tot ‘bevestiging’. Vermits door een technisch defect de informatie over alle uiteindelijke begunstigden op 30/04/2020 automatisch werd herbevestigd, zal er vóór 2021 dus geen herbevestiging meer moeten gebeuren.
Nieuwe bewijslast
Vanaf 11 oktober 2020 wordt het UBO-register uitgebreid met de verplichting om bewijsstuk(ken) toe te voegen. De bewijsstukken die men kan toevoegen zijn onder andere: aandelenregister, statuten, aandeelhoudersovereenkomsten, …
De bewijsstukken die worden bezorgd moeten kunnen aantonen dat de informatie die betrekking heeft tot de uiteindelijke begunstigden nauwkeurig, actueel en adequaat is.
De nieuwe bewijslast geldt voor alle informatieplichten vanaf 11 oktober 2020. Voor de informatieplichtigen die vanaf 11 oktober hun eerste registratie in het UBO-register in orde brengen, zullen meteen ook de nodige bewijsstukken moeten opladen.
De informatieplichtigen die vóór 11 oktober 2020 reeds geregistreerd waren hebben tijd tot 30 april 2021 om de nodige bewijsstukken toe te voegen aan het UBO-register. Dit is meteen ook de datum waarop er in de meeste gevallen opnieuw zal herbevestigd moeten worden.
EDIT: Op 13 april 2021 heeft de FOD Financiën aangekondigd dat de uiterlijke termijn voor het uploaden van bewijsstukken én de jaarlijkse bevestiging van de informatie in het UBO-Register verlengd is tot 31 augustus 2021.